10 Tips voor een goede bereikbaarheid

Voor uw klanten en relaties wilt u goed bereikbaar zijn. Op de tijden die u heeft gecommuniceerd en via verschillende kanalen, zoals de telefoon, e-mail, website en social media. Geef klanten voldoende opties om uw klant contact center te bereiken op een kanaal naar keuze. Door gebruik te maken van slimme technologie zorgt u voor een betere doorstroming, kortere wachttijd en een goede bereikbaarheid. Met onderstaande tips verhoogt u direct de bereikbaarheid van uw bedrijf.

In 10 stappen beter bereikbaar

1. Zet WhatsApp, webchat en e-mail om naar multichannel klant contact voor een duidelijk en overzichtelijk gebruik.

2. Creëer een voicemail met een keuzemenu voor de vaste en mobiele telefoon. Bijvoorbeeld: toets 1 voor een collega, toets 2 om een bericht achter te laten.

3. Voorzie medewerkers van twee schermen, een professionele headset en softphone om klanten professioneel te woord te staan.

4. Zorg voor een multichannel software pakket waar alles georganiseerd en geautomatiseerd wordt aangeboden bij uw medewerkers.

5. Installeer een chatbot die snelle, eenvoudige vragen oppakt en zet de rest door naar een medewerker die de klantbeleving vergroot.

6. Bel met een vast nummer naar relaties, zelfs met een privé telefoon. Medewerkers zien onderling de beschikbaarheidsstatus van elkaar.

7. Pas op met te veel online contact. Juist nu is personalisatie enorm belangrijk en iets wat klanten verwachten. Zoek naar de juiste balans.

8. Schakel een bereikbaarheidsdienst in wanneer niemand de klant te woord kan staan. Instrueer hiervoor een extern, gespecialiseerd bedrijf.

9. Zorg dat u inzichtelijk heeft wanneer de piekmomenten zijn bij het klant contact center en pas uw capaciteit hierop aan.

10. Maak afspraken over invallen bij afwezigheid en back-ups. Zodra iemand uitvalt, moet er direct een vervanger aanwezig zijn om het klantcontact op te pakken.

Altijd en overal bereikbaar
Stem de inrichting van uw klant contact center af op de behoeften en verwachtingen van de klant. Trends ICT Groep biedt ondersteuning bij het realiseren van optimale bereikbaarheid. Benieuwd wat wij voor uw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact met ons op.