Back-ups: vals gevoel van veiligheid?

Er zijn van die dingen waar de meeste ondernemers niet echt warm voor lopen. De belastingaangifte is daar één van. Het maken van back-ups van de bedrijfsgegevens is een andere. De belastingaangifte makkelijker en goedkoper te maken, is een redelijk onbegonnen zaak. Helaas. Maar het veiligstellen van de bedrijfsgegevens die op diverse computersystemen zijn opgeslagen, is echter wel makkelijker en goedkoper te maken. Via de cloud.

Is de back-up goed verlopen?

Kent u dat? Dat valse gevoel van veiligheid? Iedere nacht worden er back-ups gemaakt van de gegevens op de netwerkserver die zich in het bedrijfspand bevindt. De gegevens krijgen een plek op een aparte harde schijf of op een speciaal tapesysteem. Het een en ander gaat volautomatisch. Een veilig gevoel, zou je zeggen. Totdat er zich helaas een crash van de netwerkserver voordoet. Met alle gevolgen van dien: de gegevens op de netwerkschijven zijn niet meer leesbaar. Erg vervelend, aangezien daar alle belangrijke documenten en data op staan. Maar er is nog een back-up! En dan slaat het noodlot weer eens toe: niemand heeft de moeite genomen om de afgelopen maanden (en soms zelfs jaren) te controleren of de back-up ook goed is verlopen. Laat dat nu net niet het geval zijn: de back-up is niet (of slechts onvolledig) terug te zetten. Een behoorlijke kink in de kabel én een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit. Het duurt immers dagen, zo niet weken, om alle data weer in te voeren. Als de bewuste gegevens nog zijn te achterhalen.

ICT-storing kost bedrijven gemiddeld 22.000 euro per incident

Is dit een onrealistisch horrorscenario? Nee, helaas niet. Het komt ook anno 2016 nog steeds veelvuldig voor, met behoorlijke kosten als gevolg. Het bekende marktonderzoeksbureau IDC heeft nog maar een jaartje geleden een rapport gepubliceerd waaruit bleek dat een ICT-storing (bijvoorbeeld de crash van een of meer netwerkschijven) bedrijven gemiddeld ruim 22.000 euro per incident kost. Daarin zijn alle kosten meegenomen: van de uitgaven om de gegevens weer terug te halen tot aan de omzetderving die het gevolg is van de ‘down time’ van het bedrijf. Dat is een serieuze schadepost.

Bedrijfsgegevens opslaan in de cloud

Cloud computing is inmiddels bij veel ondernemers bekend. De ICT buiten de deur zetten, geeft hen in de meeste gevallen ‘ontzorging’. Zowel als het gaat om tijd en moeite als om investeringen. Het levert hen alleen al de nodige besparingen op als het gaat om investeringen in serverhardware en softwarelicenties. Om nog maar te zwijgen over zaken als ICT-beheer en cybersecurity-maatregelen. Datzelfde geldt ook voor back-up en restore. Met ‘Back-up as a Service’ zijn de bedrijfsgegevens – als er nog steeds een serversysteem binnen de bedrijfsmuren staat – altijd elders (bij de aanbieder van de back-up dienst) en vaak zelfs op meerdere fysieke plekken geback-upt. Dat gaat geheel automatisch via een internetverbinding. Het terughalen van de gegevens (‘restore’) is even simpel te doen. De kosten zijn daarbij ook nog eens over- en inzichtelijk: meestal wordt er namelijk afgerekend per maand per hoeveelheid geback-upte gegevens. Een bijkomend voordeel is dat het gros van de Back-up as a Service-aanbieders gebruik maakt van geavanceerde encryptie bij het back-uppen van de data. Een extra veiligheidsmaatregel tegen cybercriminelen en hackers.

Ondernemers die nagenoeg geheel ‘vanuit de cloud werken’, hebben minder of geheel niet te maken met de perikelen rond back-ups en restores: de data wordt namelijk al automatisch bij de cloud aanbieder(s) opgeslagen en veiliggesteld. Scheelt weer het nodige geld én kopzorgen.

Checklist Cloud back-up

Overstappen op back-uppen in de cloud? Check eerst deze zaken!

• Inventariseer welke gegevens direct weer beschikbaar moeten zijn na een ICT-storing (klantgegevens, boekhouding) en welke data puur voor archiefdoeleinden bewaard moeten worden.
• Check of de internetverbinding(en) snel en betrouwbaar genoeg zijn voor het verzenden en ontvangen van grotere hoeveelheden gegevens.
• Maak – al dan niet met de cloud aanbieder samen – een duidelijk stappenplan dat in werking kan treden als er sprake is van een ICT-storing.
• Spreek met de cloud aanbieder af hoe snel en op welke manier(en) de gegevens weer beschikbaar moeten zijn na een ICT-storing.
• Check eventueel of de cloud aanbieder kan garanderen dat de geback-upte data ook fysiek binnen de Nederlandse landsgrenzen blijft. In sommige bedrijfstakken geldt hier bijvoorbeeld een wettelijke verplichting voor.