Bellen vanuit de cloud in de praktijk

Ga er maar aan staan: vijftien onafhankelijke consultants die onder de naam ‘Quarter Masters’ in netwerkverband opereren, willen een betere onderlinge samenwerking én een eenduidig gezicht naar hun (potentiële) opdrachtgevers. Zonder dat er een apart kantoorgebouw moet worden gehuurd en zonder omvangrijke investeringen in ICT-spullen zoals telefooncentrales, computerservers en speciale software. Trends ICT kwam met de oplossing in de vorm van de optimale cloud werkplek.

Lessen uit de praktijk

Voor Quarter Masters was samenwerken op afstand en optimale bereikbaarheid eigenlijk een vereiste. Het bedrijf is een zogeheten ‘netwerkorganisatie‘: een verzameling van vijftien ervaren experts die op incidentele basis gezamenlijk werken aan één project. Dat ging op zich altijd wel goed, maar toch was er meer dan genoeg ruimte voor verbetering. Met name als het ging om de telefonische bereikbaarheid.

Professioneler

“Op projectbasis werken er nagenoeg altijd minimaal drie ‘Quarter Masters’ samen”, zegt Paul Teixeira, één van de Quarter Masters. “Natuurlijk gebruikten wij al verschillende ICT-hulpmiddelen, zoals Dropbox.com als ‘gemeenschappelijke harde schijf’, e-mail, mobiele telefonie en de gratis consumentenversie van Skype voor teleconferencing en videobellen. Het werkte allemaal wel, maar het ging nog te vaak mis.”
Volgens Teixeira was er behoefte aan een professionele doorschakelmogelijkheid van het Quarter Masters-telefoonnummer naar het mobiele of vaste nummer van één van de vijftien consultants. “Het gebeurde te vaak dat een klant of prospect ons probeerde te bereiken, maar een in gesprektoon of een voicemail-box kreeg omdat de bewuste Quarter Master zelf aan het bellen was of bij een klant in gesprek was. Erg onhandig en onprofessioneel. Eerlijk gezegd, hadden wij ook geen idee hoe dat op te lossen zou zijn zonder torenhoge investeringen. Wij hebben ooit gekozen voor een netwerkorganisatie zonder de vaste lasten van bijvoorbeeld een kantoorpand. Dat was en is prima, maar voor de telefonie leverde het wel problemen op. Niemand van ons wilde bijvoorbeeld een speciale telefooncentrale in het kantoor aan huis laten installeren en voor het beheer en onderhoud opdraaien. Wij hebben ook nog een externe boodschappenservice geprobeerd, maar dat werkte evenmin optimaal.”

Overal en altijd vanuit de cloud

Quarter Masters benaderde Trends ICT Groep met de vraag om raad en daad. Voor de samenwerkingsaspecten werd er gekozen voor Microsofts cloud softwarebundel Office 365 Business Premium. Voor de telefonie adviseerde Trends ICT Groep Quarter Masters een relatief ‘simpele’ Voice over IP-cloud oplossing (ook bekend als ‘internetbellen’) te nemen: Cloudbellen. Los van de lage(re) telefoniekosten, is deze telefooncentrale uit de cloud ook in staat om aan één vast telefoonnummer (in dit geval het officiële Quarter Masters-nummer) een reeks doorschakelnummers te koppelen. Met een automatische opeenvolging van doorschakeling: als er iemand in gesprek is, dan gaat het telefoontje direct door naar een volgende Quarter Master. Zonder dat het uitmaakt of het hier gaat om een ‘vast’ of mobiel nummer. Quarter Masters is altijd bereikbaar met de voordelen van een cloud abonnement: makkelijk schaalbaar tegen vaste kosten per maand per gebruiker. “Waar wij overigens geen rekening mee hadden gehouden, was dat bellen vanuit de cloud ook nog een leuke besparing op onze individuele telefoonkosten heeft opgeleverd”, aldus Quarter Master Teixeira. “Als wij onderling bellen via internet, dan kost ons dat namelijk geen cent aan belminuten. Dat was een mooi extraatje.” De overgang naar de cloud is snel en zonder problemen verlopen, zegt Teixeira: “Al met al waren wij binnen een week ‘up & running’.”