Beter samenwerken dankzij de cloud
- Geschreven door Voornaam Achternaam
Van negen tot vijf op kantoor werken? Dat hoeft niet meer dankzij de komst van cloud computing. Voortaan maakt het niet meer uit waar uw medewerkers aan de slag zijn. In het bedrijfspand, thuis of onderweg? Het is om het even, aangezien zij altijd bereikbaar zijn onder één telefoonnummer, zonder dat het uitmaakt of zij een vast telefoontoestel of de smartphone voorhanden hebben. Ook kunnen zij overal en altijd bij de bedrijfsapplicaties en –gegevens. Dat heeft echter potentiële nadelen. Gelukkig zijn die – ook met behulp van cloud diensten – te voorkomen.
Hogere productiviteit per werknemer
Dankzij het werken vanuit de cloud doet het er niet meer toe waar en hoe laat iemand aan de slag is. Die flexibiliteit levert zowel een hogere productiviteit per werknemer als verhoogde arbeidsvreugde op. Het stelt medewerkers in staat om zelf te zorgen voor een betere balans tussen privé en werk. In Nederland zijn wij overigens Europees koploper als het gaat om het ‘telewerken’, zo heeft het Centraal Bureau voor de Statistiek onlangs becijferd: zo’n driekwart van alle bedrijven in ons land beschikt inmiddels over telewerkvoorzieningen. Het CBS concludeert ook dat in 2014 vijftien procent van alle werknemers minimaal een halve dag per week thuiswerkte. Naar verwachting is dat percentage alleen maar gestegen in 2015.
Het Nieuwe Werken
Telewerken, het Nieuwe Werken of plaats onafhankelijk werken: het maakt niet uit welke naam je er aan geeft. Belangrijk is dat het werk wordt gedaan, ongeacht de plaats en de tijd. De technologie is in ieder geval voorhanden dankzij de opmars van cloud diensten – zoals telefonie en kantoorsoftware uit de cloud. Maar er zijn ook potentiële valkuilen. Want als er steeds minder medewerkers tegelijkertijd op kantoor zijn, wordt het ook lastiger om bijvoorbeeld overleg te hebben. Of om samen aan die ene belangrijke offerte te werken. Het persoonlijke contact kan er onder lijden: dat praatje bij de koffieautomaat is immers fysiek onmogelijk geworden. En hoe zit het met de controle op de werkzaamheden? Niet iedereen kan de grotere verantwoordelijkheid van de zelfwerkzaamheid aan, blijkt uit de praktijk. Ook hier bieden de cloud diensten uitkomst: zij tillen efficiënt samenwerken naar een hoger niveau zonder dat iedereen verplicht op een kluitje moet zitten.
Samenwerken in de cloud
Samenwerken via de cloud is een fluitje van een cent als de medewerkers bijvoorbeeld Microsoft Office 365 gebruiken. Naast de bekende programma’s zoals Word, Excel, Exchange en PowerPoint, heeft Office 365 ook speciale applicaties die het samenwerken in fysiek verspreide teams mogelijk maakt. Die software stelt de medewerkers in staat om met elkaar te communiceren via telefonie, videoconferencing en chatboodschappen (het communicatieprogramma Skype for Business). Daarbij kunnen ook documenten worden gedeeld (met de samenwerkingsapplicatie Sharepoint), zodat die ene cruciale offerte goed onderbouwd tijdig de deur uit kan.
Microsoft Office 365
Verder zijn er ook koppelingen te maken tussen Microsoft Office 365 en andere applicaties, zoals CRM- en boekhoudsoftware. Erg handig als er een klant belt: de medewerker ziet zo wat die klant tot dusver heeft besteld en wat het betalingsgedrag is geweest. En dat gebeurt allemaal via de cloud. De voordelen daarvan zijn legio. De ondernemer hoeft immers niet meer te investeren in dure softwarelicenties met dito updates, kostbare opslagcapaciteit, prijzige netwerkservers en hoogwaardig opgeleid IT-personeel. Dat komt allemaal voor rekening van degene die de cloud diensten verstrekt. Voortaan wordt er per gebruiker per maand naar gebruik betaalt. Voorspelbaar, flexibel en transparant. De balans ziet er plotseling aanzienlijk vrolijker uit. En de medewerkers ook.