Cloud telefonie in de praktijk: flexibeler en goedkoper

Bellen vanuit de cloud heeft behoorlijk wat voordelen, zo horen wij de hele tijd van verschillende leveranciers. Het zou raar zijn als zij dat niet predikten. Maar hoe zit het met de bedrijven die cloud telefonie ook echt gebruiken? Zijn zij wel tevreden? Voldoet het bellen zonder eigen telefooncentrale of is het maar behelpen?

De Cloud ervaring van Seat-dealer Auto Carma

Bij de Rotterdamse Seat-dealer Auto Carma zijn ze ‘om’ als het gaat om telefonie vanuit de cloud. Het autobedrijf heeft twee vestigingen in de havenstad, wat de nodige extra kosten met zich meebracht. Allereerst hadden beide vestigingen een internet- en telefonie-aansluiting met de bekende dubbele facturen tot gevolg. Ook werd er behoorlijk veel onderling gebeld tussen de twee filialen: niet alleen door collega’s maar ook om klanten door te verbinden die de verkeerde vestiging hadden gebeld.

En dan was er nog de bereikbaarheid: veel van de medewerkers zijn ambulant. En dat is in het geval van verkopers een prima teken. Het was echter minder prettig uit oogpunt van bereikbaarheid: als een medewerker van ‘zijn plek af was’, dan rinkelde de telefoon tevergeefs. En dat kon zomaar een geïnteresseerde autokoper in spé zijn. Het tikte allemaal aardig aan: zowel wat de telefoniekosten betreft als de keren dat medewerkers niet telefonisch bereikbaar waren.

Beter en goedkoper

Auto Carma-vestigingsmanager Jan-Kees Hartog bedacht dat het misschien ook anders (lees: beter en goedkoper) zou kunnen. Met bellen vanuit de cloud, bijvoorbeeld. Na het nodige zoekwerk nam hij bij leverancier Trends ICT Groep de cloud telefonie van producent Voxcall af. Het resultaat? De twee vestigingen zijn nu onderling verbonden via een (beveiligde) internetverbinding waar zowel internetverkeer als telefoongesprekken door heen gaan. Die telefoontjes zijn feitelijk ook ‘nulletjes en eentjes’ geworden en gaan (weliswaar goed versleuteld) via het internet. Mocht er een storing zijn, dan is er ook geen nood: de binnenkomende telefoontjes worden in zo’n geval automatisch doorgeschakeld naar de mobiele telefoons van de medewerkers.

Cloud bellen heeft Auto Carma allereerst een forse besparing op de telefoonrekening opgeleverd: onderling bellen is bijvoorbeeld geheel gratis geworden door de Voxcall-oplossing. En dat alleen al scheelt een aardig bedrag per maand. De kosten zijn ook inzichtelijker geworden, aangezien er geen abonnements- en gesprekskosten meer worden betaald. Voortaan rekent Auto Carma een maandelijks bedrag per aangesloten medewerker af. Transparant én flexibel.

Beter bereikbaar

Voor de Seat-dealer zijn er nog andere voordelen aan cloud telefonie verbonden, zo heeft vestigingsmanager Jan-Kees Hartog in de praktijk ondervonden. Zo is de bereikbaarheid van de medewerkers flink verbeterd. Dat komt ten eerste door een nieuwe menustructuur voor inkomende telefoontjes: de beller wordt hierdoor naar de juiste afdeling geleid zonder dat er een telefoniste aan te pas komt.

Verder zijn de mobiele en ‘vaste’ telefoons met elkaar gekoppeld: als er een telefoongesprek binnen komt, dan maakt het niet uit of de medewerker in kwestie in de buurt van zijn normale, vaste, telefoon is. Het telefoontje wordt namelijk keurig automatisch doorgeschakeld naar zijn mobiele telefoon. Ideaal voor de rondlopende verkoper of de monteur die in de werkplaats bezig is. Het helpt overigens ook dat medewerkers nu kunnen aangeven wat hun ‘aanwezigheidsstatus’ is. Wie bijvoorbeeld in het Voxcall-systeem aangeeft dat hij in vergadering is, krijgt dan geen onophoudelijk rinkelende telefoons meer. Binnen komende gesprekken worden in zo’n geval automatisch doorgesluisd naar een afdelingsmedewerker die wel beschikbaar is. De kans dat er een geïnteresseerde autokoper tevergeefs belt, is nu wel heel erg klein geworden. En dat scheelt weer. Meer weten? Download dan ons gratis ebook over cloud telefonie.