Cloud werkplek: mobiel ondernemen is de standaard!

Flexibiliteit, snelheid en wendbaarheid zijn tegenwoordig drie belangrijke eigenschappen voor een bedrijf. Vaste, fysieke werkplekken zijn dan ook steeds minder aan de orde. Waar vroeger kantoortuinen vol bureaus en pc’s waren te vinden, zijn vandaag de dag meer en meer flex-werkplekken te vinden. Ook zie je dat mensen nauwelijks of zelfs helemaal meer naar kantoor komen. Drie ontwikkelingen maken dat mogelijk: de opmars van krachtige mobiele apparaten, de aanwezigheid van goede (draadloze) internetverbindingen én de komst van de cloud werkplek.

Altijd en overal kunnen werken

Even de mail checken, een spreadsheet bekijken en het CRM-systeem bijwerken na het bezoek aan een klant. Nog niet eens zoveel jaar geleden, zou dat inhouden dat de medewerker daarvoor of naar kantoor moest gaan of thuis zijn laptop moest openklappen. Anno 2016 kan dat allemaal op een smartphone of een tablet computer. Zonder dat het noodzakelijk is om het kantoor of de thuiswerkplek op te zoeken. Dankzij het alomtegenwoordige mobiele internet (via 4G of Wi-Fi-hotspots) en software die vanuit de cloud is te gebruiken.
De nieuwe mobiele werkplek heeft de nodige voordelen. Allereerst scheelt het in het aantal vierkante meters dat een ondernemer moet huren of kopen voor zijn medewerkers. Een potentieel financieel voordeel dat weleens over het hoofd wordt gezien. Verder kunnen medewerkers sneller en overal werken. Dat is bijzonder prettig als er bijvoorbeeld een aanvraag van een potentiële klant binnen komt. Er hoeft immers niet meer te worden gewacht met het antwoorden op de vraag of zelfs het maken van een offerte. Daar is nu geen vaste werkplek meer voor nodig met een vaste netwerkverbinding naar de bedrijfsserver waar de noodzakelijke software op staat.

Altijd bereikbaar

Tot de komst van de cloud werkplek had mobiel werken ook een paar belangrijke nadelen. Zo was de telefonische bereikbaarheid van de medewerkers onderweg nog weleens problematisch. “Het spijt mij, maar ik kan u niet doorverbinden met de mobiele telefoon van de bewuste collega”, was een veel gehoord antwoord. De cloud werkplek gecombineerd met het bellen vanuit de cloudmaakt het mogelijk om via een vast doorkiesnummer altijd bereikbaar te zijn. Ongeacht of het telefoontje via een vaste lijn of een mobiele telefoon binnen komt.
Een andere belemmering was het feit dat medewerkers moeilijk of helemaal niet samen konden werken als zij niet op kantoor waren. Ook daar heeft de cloud werkplek mee afgerekend. Met Microsoft Office 365 kan gezamenlijk aan documenten of projecten worden gewerkt. Ook overleggen is een fluitje van een cent: tele- en videoconferencing zijn bij sommige versies van Microsoft Office 365 namelijk al standaard aanwezig en blinken uit door gebruiksgemak.

Pak je kansen!

Het laatste obstakel was het financiële aspect. Ondernemers die vroeger hun mobiele medewerkers toegang tot de bedrijfsapplicaties en –data wilden geven, moesten daarvoor stevig in de bus blazen. Het vergde de nodige investeringen in ICT-spullen en –beheer. Door de cloud werkplek is ook dat nadeel verdwenen. Die investeringen komen voor rekening van de aanbieder van de cloud werkplek. De ondernemer betaalt alleen per werknemer nog voor het gebruik van de software.
Mobiel ondernemen is in 2016 de norm geworden. Overal en altijd kunnen werken wordt ook door (potentiële) klanten voor vanzelfsprekend gehouden. Ondernemers die dat nog niet voor elkaar hebben, lopen het risico door hun concurrenten links en rechts te worden ingehaald.
Konden vroeger alleen grote bedrijven met mobiel werken aan de slag, nu is het ook voor het MKB beschikbaar. Met de cloud werkplek kunnen medewerkers mobiel werken op simpele en kosteneffectieve wijze. Zodat ondernemers goed in de race kunnen blijven.