Ondernemen zonder hoofdpijn over ICT-kosten?

Transparantie en inzicht. Het zijn twee zaken die ondernemers het meest waarderen bij het gebruik van software uit de cloud. De kosten van (werkplek)automatisering zijn plotseling niet meer gehuld in mysterie: voortaan is precies te zien wat de ICT kosten per werknemer zijn. En er zijn meer kostenvoordelen.

Kostenvoordelen

Wie een eigen serversysteem met bijbehorende software – inclusief de programma’s die per werkplek worden gebruikt – binnen de bedrijfsmuren heeft staan, kent het probleem: het kost tijd, geld, moeite en technisch geschoold personeel om de boel draaiende te houden. De server wordt na een jaar of twee merkbaar ‘trager’. De opslagruimte krimpt zienderogen. En de verschillende softwarepakketten moeten in een hoog tempo worden voorzien van nieuwe updates. Het betekent de onvermijdelijke aanschaf van een nieuwe server, extra harde schijven en nieuwe software. Kosten waar niet iedere ondernemer op zit te wachten. Om maar te zwijgen over het feit dat al die zaken door iemand moeten worden geïnstalleerd. Ook dat kost geld, ongeacht of er een slimme ICT’er binnen het bedrijf zelf aanwezig is of dat er een beroep moet worden gedaan op een externe ICT-dienstverlener.

De komst van cloud computing rekent af met de noodzaak om zelf voor ICT-bedrijf te moeten spelen. De ondernemer kan voortaan zijn software afnemen op dezelfde manier waarop hij kraanwater ‘afneemt’: even aan de kraan draaien en het water stroomt. Geen water meer nodig? Kraan dichtdraaien en klaar. Zonder dat hij zelf voor een waterzuiveringsinstallatie en dergelijke moet zorgen.

Cloud abonnement per werknemer

Een mooi voorbeeld van het gemak van cloud software, is Microsofts kantoorsoftwarebundel Office. Waar eerst voor elke werkplek een aparte licentie voor die programmatuur moest worden gekocht, volstaat nu het afsluiten van een cloud abonnement per werknemer. De noodzakelijke software updates en eventuele benodigde extra hardware investeringen aan de serverkant (denk aan meer opslagruimte en snellere servers) komen voor rekening van de cloud provider. Daar is de ondernemer voortaan vanaf.

En omdat het gaat om abonnementen, levert het ook meer flexibiliteit op: is er een seizoenspiek met tijdelijk ingehuurde medewerkers, dan kan het aantal abonnementen/werkplekken makkelijk op worden gewaardeerd. Zodra die seizoenspiek voorbij is, kan het aantal abonnementen/werkplekken weer net zo makkelijk worden opgezegd. Zonder dat er ook maar één ICT’er aan te pas hoeft te komen: het gaat letterlijk slechts met behulp van een muisklik.

Gebruiksgemak en hoge productiviteit

Niet alleen de inzichtelijk- en voorspelbaarheid van de kosten zijn aantrekkelijk bij software die via cloud wordt afgenomen. Het levert ook een groter gebruiksgemak en een hogere productiviteit op. Het maakt immers niet meer uit waar en op welk apparaat de software wordt gebruikt. Of het nu thuis, onderweg of op de zaak is: een internetverbinding is het enige dat nodig is om aan de slag te kunnen gaan. Ook is het niet meer noodzakelijk om over een snelle bureau-pc of volledig uitgeruste laptop te beschikken. E-mail checken en beantwoorden? Het kan net zo makkelijk met de smartphone of de tabletcomputer. Hetzelfde geldt voor extra functionaliteit die ‘via de cloud’ is af te nemen. Office 365 uitbreiden met telefonie, op afstand samenwerken aan een project én videoconferencing? Ook hier weer: met een paar muisklikken (en tegen overzichtelijke kosten) is een werkplek te voorzien van extra mogelijkheden.

Software via de cloud levert een ondernemer tegenwoordig meer mogelijkheden dan waar hij ooit zelf door eigen ICT-investeringen voor had kunnen zorgen. En dat niet alleen tegen relatief lage tarieven, maar ondernemers kunnen het ook nog eens als abonnement per medewerker afsluiten. Met een ongekende flexibiliteit en schaalbaarheid. Da’s voordelig ondernemen. Lees meer hierover in het ebook van onze partner KPN.