Overal werken en optimaal bereikbaar zijn

Het is een zegen van deze tijd: de werkplek is niet noodzakelijkerwijs meer aan tijd en plaats gebonden. Mobiele apparaten zijn inmiddels zo geavanceerd en krachtig geworden dat het niet meer nodig lijkt te zijn om voor een bureau-pc te zitten of om een laptop mee te sjouwen. Medewerkers kunnen nu via WiFi of mobiel internet hun e-mail checken (en meer) met hun smartphone of aan een document werken via hun tablet computer. Mits de onderneming in kwestie cloud computing heeft omarmd, want dat is daarbij wel een vereiste. En dat doen zij ook massaal, zo blijkt uit diverse onderzoeken.

Het mobiele werken

Ondernemers hebben het mobiele werken ontdekt en dat is goed te zien in de marktcijfers. Het onderzoeksbureau ComputerProfile heeft becijferd dat in 2015 28 procent van alle bedrijven gebruik maakte van een tablet computer. De populairste was overigens de Apple iPad met een marktaandeel van 73 procent. Tablet computers van de fabrikanten Samsung (met het Android-besturingssysteem) en Microsoft (met het Windows besturingssysteem) waren nummer twee en drie met respectievelijk 10,5 procent en 8,6 procent.

Dat medewerkers zich massaal aan de smartphone en tabletcomputer wagen, is op zich prima nieuws. Want het betekent dat zij niet meer persé gebonden zijn aan hun aloude werkplek binnen het bedrijfspand. En dat scheelt potentieel vierkante meters (altijd handig als het huurcontract van de bedrijfsruimte op het einde loopt). En ook kan het de productiviteit ten goede komen. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die sommige werknemers kwijt zijn aan het filerijden. Die tijd kunnen zij net zo goed thuis of onderweg besteden aan het beantwoorden van e-mails met behulp van hun smartphone of tablet computer.

Altijd en overal over gegevens beschikken

Voor al die zaken is het wel nodig dat er overal en altijd over de bedrijfssoftware en –gegevens kan worden beschikt. En daar gaat het soms mis. Want de eigen computerservers en het bedrijfsnetwerk openstellen, is vaak niet zo eenvoudig. Los van de klassieke softwarelicenties waarin er van wordt uitgegaan dat personeelsleden via één bureau-pc hun werk doen. Wie zijn werknemers ook de mogelijkheid wil bieden om via meer apparaten te werken, zal dan extra licenties moeten aanschaffen. Een kostbare zaak. Cloud computing biedt hierin uitkomst. De software draait op de servers van de cloud provider en de data wordt ook op die servers opgeslagen. Zowel de applicaties als de gegevens zijn via een beveiligde internetverbinding altijd toegankelijk voor de medewerkers.

Optimaal bereikbaar

Ook de bereikbaarheid is via de cloud te optimaliseren. Binnenkomende telefoontjes worden automatisch naar één nummer geleid, ongeacht of de medewerker op dat moment via zijn mobiele telefoon of via de vaste telefoon bereikbaar is. Het is mogelijk door cloud telefonie: de telefooncentrale is een applicatie geworden die bij de cloud provider draait.

Lage kosten

De kosten zijn daarbij inzichtelijk en relatief laag. Ondernemers betalen namelijk alleen voor de software en diensten die de medewerkers gebruiken. Hetzelfde geldt voor het onderhoud van de software en de opslag en back-up van de gegevens. De werkplek is zo echt plaats- en tijdsonafhankelijk geworden. Overal werken en optimaal bereikbaar zijn. Zonder dat het ondernemers de kop kost.