Telefoon kosten hand-in-hand laten gaan met de baten

Tegenwoordig hoeven ondernemers nauwelijks meer zelf te investeren in IT- en telecommunicatie-spullen. De software, van boekhoudsystemen tot kantoorautomatisering, komt uit de cloud en ook de telefonie is via ‘de wolk’ af te nemen. Dat scheelt licentiekosten en bespaart ondernemers de noodzaak om weer een kostbare telefooncentrale aan te schaffen. En er zijn nog andere voordelen.

“De kosten gaan voor de baat uit.” De meeste ondernemers hebben deze spreuk ongetwijfeld wel eens vaker gehoord. Je moet eerst investeren voordat er omzet en winst valt te boeken. Voor veel zaken gaat het nog steeds op. Maar als het aankomt op IT en telefonie, is de spreuk inmiddels achterhaald. Wie met cloud telefonie werkt, hoeft geen investeringen meer te doen in een telefooncentrale, upgrades en jaarlijkse onderhoudscontracten. Dat is wellicht jammer voor het sociale contact met de onderhoudsmonteur van de telefooncentrale, maar voor uw financiën is het een positieve ontwikkeling.

Het is erg makkelijk om te roepen dat bellen vanuit de cloud u een fikse aanslag op de balans bespaart. Maar is dat te wel te becijferen? Met een zogenoemde ‘Return on Investment Tool’ kunt u haarfijn berekenen wat u voortaan met cloud telefonie per maand kwijt zou zijn. Zet dat tegenover de kosten die de aanschaf van een telefooncentrale en speciale bureautoestellen plus de nodige onderhoudscontracten met zich meebrengen: en klaar is Kees. Zo inzichtelijk kan het zijn.

Met cloud telefonie belt u via het computernetwerk. Dat klinkt wat technisch, maar eigenlijk is het bijzonder simpel: de grote operators doen dat namelijk al een behoorlijk aantal jaren. Als u met het belt (zowel via het ‘vaste’ als het mobiele netwerk), dan wordt spraak naar nullen en enen omgezet en vervolgens via het netwerk getransporteerd. Telefonie is domweg een vorm van IT geworden. En dat biedt weer extra mogelijkheden, zoals de integratie van vaste én mobiele telefonie (altijd bereikbaar zijn via één telefoonnummer), het kunnen aangeven van een bereikbaarheidsstatus (‘Ik ben in vergadering’) en de koppeling met e-mail en andere software. Dat scheelt niet zozeer geld, maar kan u juist geld opleveren omdat (potentiële) klanten op een veel effectievere manier kunnen worden geholpen.

De grotere flexibiliteit die u krijgt door het gebruik van cloud telefonie is ook in de dagelijkse bedrijfsvoering te merken. Een voorbeeld? In drukke tijden kunt u moeiteloos een tandje bij schakelen door ingehuurde krachten de beschikking te geven over een eigen nummer en telefoniefunctionaliteit. En zodra het wat rustiger is, dan schakelt u dat weer uit. Zo laat u de kosten wél hand-in-hand gaan met de baten. Lees er meer over in ons gratis ebook.