Thuiswerken zorgt voor meer productiviteit

Waar zijn medewerkers het meest productief? Is dat op kantoor, onderweg of thuis? Een in februari dit jaar door het marktonderzoeksbureau No Ties uitgevoerd onderzoek wijst uit dat maar liefst 65 procent van de medewerkers in Nederland zegt productiever te zijn als zij thuiswerken voor hun werkgever. Toch is het zogenoemde ‘Nieuwe Werken’ met name bij het Kleinbedrijf nog niet op grotere schaal doorgevoerd. De voornaamste reden? Ondernemers denken dat het (te) hoge investeringen vergt om er voor te zorgen dat zijn personeel kan (samen)werken zonder dat het uitmaakt waar de werkplek staat. Een onterechte vrees, zo blijkt echter uit de praktijk.

Vaste werkplek is passé

De tijd is voorbij dat een vaste werkplek met een bureau-pc en vaste telefoon absoluut noodzakelijk is om medewerkers effectief aan de slag te laten gaan. Het Nieuwe Werken is al sinds de jaren negentig van de vorige eeuw in de praktijk te zien. Met succes, volgens de onderzoekers van No Ties. De Tilburgse verzekeraar Interpolis wordt als één van de eerste ondernemingen gezien die in de vorige eeuw is gestart met het Nieuwe Werken. Of, zoals het tegenwoordig heet: plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Interpolis gaf destijds een vermogen uit om er voor te zorgen dat werknemers overal en altijd aan de slag konden gaan. Een groot deel van die investeringen ging naar de aanschaf van ICT-spullen, zoals speciale software waarmee op afstand was samen te werken. Een groot concern als Interpolis kon die investeringen goed ophoesten, iets dat niet voor elke MKB’er opging.

Ook voor ondernemers

Waar het Nieuwe Werken in de negentiger jaren eigenlijk alleen voorbehouden was aan grote ondernemingen, is het anno 2016 binnen handbereik van elke ondernemer gekomen. Dankzij de komst van cloud computing en de opmars van innovatieve telecommunicatie-oplossingen zoals de integratie van vaste én mobiele telefonie. Cloud computing zorgt er voor dat allerhande software voor een vast en relatief laag bedrag per maand per werkplek is af te nemen. Zonder dat de ondernemer zich zorgen hoeft te maken over het beheer van die applicaties. Hetzelfde geldt voor een steeds groter wordend arsenaal van ICT-diensten, zoals de opslag en back-up van (bedrijfs)gegevens. Een bijkomend voordeel van cloud computing (en ook een voorwaarde voor het Nieuwe Werken), is dat het er niet meer toe doet waar de medewerker zich bevindt: hij of zij kan altijd – via een beveiligde internetverbinding – met applicaties en gegevens aan de slag. Sterker nog: dankzij cloud computing kunnen medewerkers op afstand samenwerken aan bijvoorbeeld een offerte voor een klant of een lopend project. Zonder dat het torenhoge investeringen vergt. Dat is alvast één drempel geslecht voor de ondernemer.

Altijd bereikbaar

De tweede belemmering was tot dusver het simpele feit dat medewerkers zo goed mogelijk telefonisch bereik- en beschikbaar moesten zijn voor de buitenwereld. Tot een paar jaar geleden kon het doorverbinden van vaste nummers naar mobiele telefoons alleen met de nodige kunstgrepen én een redelijk geavanceerd (en duurdere) telefooncentrale. Ook daar is dankzij cloud computing verandering in gekomen. De telefooncentrale is software geworden die op afroep vanuit ‘de cloud’ is af te nemen. Tegen dezelfde condities als alle andere applicaties uit de cloud.

Het maakt niet meer uit of een medewerker op kantoor is of dat hij thuis aan het werk is. Een binnenkomend telefoongesprek gaat desgewenst automatisch naar zijn mobiele telefoon. Of naar de telefoon van een collega. Bij applicaties zoals Skype for Business van Microsoft worden dan ook nog eens tele- en videoconferencingmogelijkheden ter beschikking gesteld. Voor een prettig en overzichtelijk bedrag per maand en per medewerker. Ondernemers kunnen inmiddels ook profiteren van het Nieuwe Werken.