Toekomstbestendig communiceren? Gebruik de cloud!

De tijd is voorbij dat mensen via een brief (wie kent die nog?) met een bedrijf communiceerden. Een telefoontje is voor een consument ook al niet meer de enige manier om snel contact op te nemen met een vraag of een klacht. Facebook, e-mail, Twitter, LinkedIn, WhatsApp en zelfs videobellen: de klant kan op alle mogelijke manieren bij een onderneming ‘aankloppen’. De deur niet open doen, is geen optie: dat kost immers klanten. Hoe biedt een ondernemer daar het hoofd aan? Want het kan behoorlijk in de papieren lopen als er in al die technologieën moet worden geïnvesteerd. De cloud biedt hier de oplossing: totaalcommunicatie zonder financiële hoofdpijn.

Bedrijfs-ICT up-to-date

De cloud lijkt tegenwoordig het probate middel voor alle bedrijfsproblemen. Dat is het natuurlijk niet, maar het werken zonder dat er continu hard- en software moet worden aangeschaft, scheelt wel een hoop. Niet alleen als het gaat om keiharde euro’s: ondernemers hoeven zich ook niet meer zorgen te maken over de vraag of de bedrijfs-ICT nog wel bij de tijd is. En of er wel volop wordt geprofiteerd van de nieuwste ontwikkelingen. Die kopzorgen zijn voor rekening van de cloud provider, de aanbieder van software en andere diensten (denk aan opslagcapaciteit en back-ups). Daar ligt voortaan de verantwoordelijkheid voor nieuwe versies en extra functionaliteit.

Totaalcommunicatie

Wat tegenwoordig ‘totaalcommunicatie’ heet, was tot niet al te lang geleden alleen voorbehouden aan grote multinationals met navenante ICT-budgetten. Die konden het zich permitteren om de nieuwste software aan te schaffen waarmee telefonie, tele- en videoconferencing, chatten, mobiel en vast bellen in één geïntegreerde manier waren te gebruiken. Dankzij de komst van cloud computing is een dergelijke totaalcommunicatie ook voor het MKB betaal- en bruikbaar geworden. Een mooie bijkomstigheid is dat er bij communiceren via de cloud ook geen cent teveel hoeft te worden betaald: is er meer capaciteit nodig (bijvoorbeeld bij seizoensdrukte), dan is het een kwestie van een paar muisklikken om meer gebruikers of functies en capaciteit te krijgen. En het omgekeerde is ook het geval: daalt de drukte, dan kan het net zo makkelijk weer worden teruggeschroefd. Overzichtelijk en handig.

Microsoft Skype for Business

Een voorbeeld van moderne totaalcommunicatie is de combinatie Microsoft Skype for Business en de kantoorsoftware in de cloudbundel Microsoft Office 365. Het eerste biedt niet alleen ‘traditionele’ telefonie (zonder fysieke telefooncentrale in het bedrijf), maar geeft ook de mogelijkheid om te chatten, te videobellen én om documenten te delen. Zowel met de interne medewerkers (ongeacht of zij allemaal op dat moment op hetzelfde kantoor zitten) als met anderen die daarvoor toegang krijgen. Er is ook nog eens te zien of een medewerker beschikbaar is of niet. Een leuk financieel voordeeltje voor ondernemers is dat er voortaan niet meer hoeft te worden betaald aan de telecomoperator voor gesprekken tussen medewerkers op verschillende vestigingen: die communicatie gaat namelijk allemaal via het internet. Alleen al aan telefoonminuten kan dat zomaar honderden tot duizenden euro’s per jaar schelen.

Office 365

Wie Skype for Business combineert met Office 365 krijgt zowel de nodige kantoorsoftware (met onder andere de Word-tekstverwerker tot de Excel-spreadsheet en het PowerPoint-presentatieprogramma) als een aantal extra mogelijkheden om teams van medewerkers te laten samenwerken aan bijvoorbeeld een offerte voor een klant of een belangrijke bedrijfspresentatie. De opslag én de back-up van de documenten gaat allemaal via de cloud, zodat de medewerkers er vanaf elke plek – kantoor, thuis of onderweg – bij kunnen. Een MKB’er die alle communicatiemogelijkheden van een multinational heeft. Maar dan voor een MKB-prijs zonder kopzorgen. Nederlandser kan het eigenlijk niet!