Verrijk en personaliseer Microsoft Teams

Wanneer uw medewerkers dagelijks gebruik maken van Microsoft Teams – voor videobellen, vergaderen, samenwerken, documenten delen en meer – wilt u een zo optimaal mogelijke ervaring bieden. Een volledige geïntegreerde thuiswerkplek waar medewerkers van alle gemakken zijn voorzien. Microsoft Teams werd in 2016 gelanceerd en heeft een enorme groei doorgemaakt. Het aantal actieve gebruikers ging vorig jaar al over de 100 miljoen heen. De ontwikkelingen en bijbehorende functionaliteiten volgen zich in hoog tempo op.

Lees hieronder 20 manieren om Microsoft Teams en videovergaderen geheel naar wens te personaliseren.

1. Teams en kanalen aanmaken

Maak Teams en kanalen aan voor het delen van documenten en gebruik de @ vermeldingen om bepaalde teamleden te attenderen.

2. Koppelen telefooncentrale

Koppel Microsoft Teams eenvoudig met uw lokale telefonie infrastructuur met Phone System. Hiermee activeert u Microsoft Teams calling.

3. Professionele headset

Maak gebruik van een goede headset voor een optimale audiobeleving voor uzelf en andere deelnemers.

4. Additionele apps

Voeg extra apps toe zoals ScrumGenius, Anywhere365 en Tasks. Vooral Tasks is erg handig om taken toe te kennen aan deelnemers in een Team. De deelnemer ontvangt een notificatie bij de start en naderende deadline van een taak.

5. Geluid en beeld testen

Test altijd uw geluid en beeld voordat u start met videovergaderen. Plan een aantal minuten voor het controleren van uw headset en camera instellingen.

6. Nieuwe functionaliteiten testen

Experimenteer met nieuwe functionaliteiten zoals scherm delen, video met geluid, Together mode en Spotlight. Test samen met een collega. Microsoft voegt wekelijks nieuwe functionaliteiten toe.

7. Achtergrond aanpassen

Zorg voor een rustige achtergrond tijdens uw videovergaderingen. Maak eventueel gebruik van de blur functie of kies een rustige foto achtergrond.

8. Microsoft Teams op uw smartphone

Installeer de Microsoft Teams app op uw smartphone. Ontvang meldingen, organiseer vergaderingen en voer telefoongesprekken. U kunt ook uitbellen met het kantoornummer.

9. Teams & Microsoft Bookings

Maak gebruik van Microsoft Bookings zodat relaties uw beschikbaarheid kunnen zien en zelf een afspraak inplannen. U ontvangt beiden automatisch een Teams-uitnodiging.

10. Meldingen aanzetten

Zet uw meldingen aan in een Teams-kanaal als u op de hoogte wilt blijven van de ontwikkelingen. Daarmee worden toevoegingen ook zichtbaar in uw activiteitenvenster.

11. Vergader via uw mobiel

Wanneer het niet mogelijk is om via uw PC of laptop in een Teams-vergadering te komen, laat u dan door Teams bellen op uw mobiel door het bel mij nu venster te activeren.

12. Gallery modus

Kies voor Gallery modus, Large gallery of Together modus. In de standaard gallery modus worden momenteel zes personen weergegeven op volgorde van spraak. In de Large gallery schaalt Teams op tot 49 videovensters. Met de Together modus zit iedereen in een zogenaamd klaslokaal.

13. Live emoticon-reacties

Geef live reacties tijdens een videocall zonder wat te zeggen. Maak een keuze uit de emoticons, zoals een hartje, applaus, smiley of duimpje. De reactie wordt live getoond in uw eigen videovenster.

14. Deelnemer vastzetten

U kunt een deelnemer vastzetten of pinnen, zodat u alleen deze persoon groot in beeld heeft. Klik op ‘deelnemers’ en vervolgens op de naam van de persoon die u wilt vastzetten en klik op ‘pin’.

15. Start op tijd

Wanneer een vergadering is gepland bent u op de hoogte van de start- en eindtijd. Zorg dat u op tijd aanwezig bent. Laat de deelnemer(s) niet wachten.

16. Microfoon op mute

Vergeet niet uw microfoon op mute te zetten als u niet actief deelneemt aan een vergadering. De sneltoets hiervoor is ctrl + shift + M.

17. Microsoft Teams & Kahoot!

Koppel Kahoot met Microsoft Teams, nodig deelnemers uit en organiseer een pubquiz met collega’s op basis van multiple choice vragen.

18. Instellingen per venster

Bovenin het scherm staan drie puntjes waar u de instellingen per venster. Bekijk de mogelijkheden en personaliseer de Teams omgeving. Zoals thema’s, taal en meldingen.

19. Klant Contact Centrum

Vul de Teams omgeving aan met een professionele receptie bedienpost of Contact Center oplossingen. Kies voor webchat, e-mail en een volledige social media integratie. Ervaar Microsoft Teams als een multichannel-communicatiesysteem.

20. Expertise van Trends

Wij verzorgen de installatie en adoptie van Microsoft Teams oplossingen binnen uw organisatie. Ontvang advies over koppelingen en de uitgebreide functionaliteit.

Benieuwd wat Trends ICT Groep voor uw bedrijf kan betekenen? Neem contact met ons op.