Werken in de cloud: wat te doen met oude software?

De cloud werkplek biedt ondernemers de kans om zonder torenhoge investeringen de meest moderne applicaties te gebruiken. Zij genieten zo van de ICT-lusten zonder de traditionele financiële lasten. Maar er zijn genoeg ondernemers die ooit speciale software op maat voor hun bedrijf hebben laten maken. Of die nog steeds werken met oudere programma’s. Hoe zit het daarmee? Kunnen die ook in de cloud?

De meerderheid van de moderne applicaties, zoals de Office-bundel van Microsoft Office, kunnen tegenwoordig vanuit de cloud worden afgenomen. Met alle voordelen van dien (financieel aantrekkelijker, flexibeler en geavanceerder). Het liefst zou je als ondernemer alleen maar gebruik maken van cloud-software.

Maar veel ondernemers hebben ook te maken met bijvoorbeeld een voorraadbeheerprogramma dat jaren geleden op maat is geschreven. Of een klanteninformatiesysteem dat wat ouder is, maar nog steeds wordt gebruikt. Het zijn slechts twee voorbeelden van programma’s die op de eigen servers van bedrijven draaien. Software die vaak ook nog een belangrijke rol speelt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Idealiter zou je die programma’s ook vanuit de cloud willen afnemen. In veel gevallen kan dat ook.

Er is inmiddels een grote hoeveelheid cloud applicaties met minimaal dezelfde functionaliteit als de ‘oude’ programma’s. Deze cloudapplicaties zijn vaak ook ‘op maat’ aan te passen. Daarnaast is het soms ook nog mogelijk om de eigen maatsoftware om te zetten naar de cloud. Die laatste optie vergt doorgaans wel meer werk en is daardoor ook wat kostbaarder. De ondernemer kan er ook voor kiezen om een deel van de applicaties uit de cloud af te nemen en de oude programma’s gewoon door te laten draaien op een eigen server.

Wie er voor kiest om de eigen software naar de cloud te laten omzetten, doet er verstandig aan om een paar zaken vooraf te inventariseren:

Applicatie en data

Sommige oudere applicaties zijn niet of nauwelijks geschikt te maken voor de cloud. Laat dat eerst controleren door een expert, zoals de beoogde cloud aanbieder. Ook is het belangrijk om naar het soort gegevens te kijken dat door die software wordt gegenereerd. Is het bijvoorbeeld privacy- of bedrijfsgevoelige data? Kunnen en mogen die gegevens zomaar bij een cloud aanbieder worden opgeslagen?

Kosten

Stelt de oude software speciale eisen aan de serverhardware of aan een type database? Normaal gesproken, zijn cloud applicaties kostenefficiënt. Maar dat kan weer teniet worden gedaan als er speciale, kostbare, systeemconfiguraties bij de cloud aanbieder nodig zijn.

Veiligheid

Oude software heeft vaak ook oudere manieren om de e-security te regelen. Zijn die afdoende als het bewuste programma naar de cloud wordt omgezet? Of moeten er speciale, additionele, security hard- en software worden ingezet? Als dat het geval is, dan kunnen de kosten ook hier weer oplopen. In alle gevallen is het verstandig om de functionaliteit van de oude maatsoftware te inventariseren met de cloud aanbieder. Daarna kan gekeken worden of er een moderne cloud applicatie bestaat die hetzelfde – of meer – biedt.