Zo voorkomen ondernemers BYOD ‘Bring your own Disaster’

Het is de droom van menig financieel directeur én ondernemer: werknemers die hun privé aangeschafte laptops, smartphones en tablet computers ‘voor de zaak’ gebruiken. Want dat scheelt weer aardig wat investeringen in hardware. En toch brengt deze ‘Bring your own Device’-trend (kortweg ‘ByoD’) ook de nodige risico’s met zich mee. Die gelukkig grotendeels zijn af te dekken. Zonder dat er daar weer torenhoge kosten aan verbonden zijn.

Bring your own Device

De opkomst van de Bring your own Device is geboren vanuit frustratie, aldus het bekende marktonderzoeksbureau Gartner (die ook de naam voor deze trend bedacht). Frustratie van werknemers die thuis betere en modernere spullen hadden dan zij door hun werkgever op de zaak ter beschikking kregen. Dat is niet zo verwonderlijk aangezien de ondernemer de gekochte computerapparatuur in drie tot vijf jaar moet afschrijven, terwijl de consument zelf bepaalt wanneer er wat wordt gekocht. Vergelijk het met het moeten rijden in een Lelijk Eendje van de zaak terwijl er thuis een supersnelle en luxe uitgevoerde bolide staat te wachten. Dan maar met de eigen auto! Op het gebied van Bring your own Device loopt Nederland inmiddels voorop. Volgens een recent onderzoek onder 600 directies en beslissers over ICT-aanschaf in negentien landen wordt er bij maar liefst zes op de tien bedrijven in Nederland gebruik gemaakt van de privé-apparatuur van medewerkers.

Of Bring your own Disaster?

Er zijn echter ook minder leuke kanten aan ByoD verbonden. Sommige experts spreken zelfs van ‘Bring your own Disaster’ als de werkgever niet goed door heeft gedacht over de gevolgen van het zakelijke gebruik van privé-apparatuur. Waar moet een ondernemer rekening mee houden? Allereerst is er het aspect van ICT-beveiliging. Vaak wordt door de werkgever niet gecontroleerd of de medewerker ook gevoelige bedrijfsinformatie (denk aan klantinformatie of financiële gegevens) op het eigen apparaat opslaat. Dat is overigens niet zozeer een kwestie van onwil of malafide handelen, maar wordt eerder ingegeven door het ontbreken van een verbinding met het bedrijfsnetwerk waar de gegevens normaliter zijn opgeslagen. En dan slaat de werknemer de bewuste documenten maar lokaal op het eigen apparaat op. Verder is het maar de vraag of de software op de smartphone, laptop of tablet computer echt goed ‘bij de tijd’ is (voorzien van de nieuwste versies en eventuele veiligheidsupdates). Verouderde applicaties (zoals besturingssystemen) vormen namelijk een ideale ‘prooi’ voor cyber criminelen en hackers.

De virtuele werkplek

Als een ondernemer niet oppast, is hij door ByoD zomaar een aardig bedrag kwijt. Denk extra beveiligingssoftware, speciale applicaties voor veilige mobiele toegang tot het bedrijfsnetwerk en het (laten) beheren van de privé-apparaten van zijn personeel. En dat was nou niet de bedoeling van Bring your own Device. Met virtuele werkplekken, vanuit de cloud, wordt een groot deel van de risico’s opgelost. En er komen extra mogelijkheden bij die voor meer gemak en een hogere productiviteit kunnen zorgen.
De virtuele werkplek wordt ‘toegekend’ aan een werknemer en niet zozeer aan een pc die zich op één vaste plek bevindt. Dat maakt het ideaal voor gebruik op allerlei soorten apparaten: van laptop tot smartphone en tablet computer. Dat is bijvoorbeeld het geval met Microsofts Office 365, de bekende bundel van kantoorapplicaties. Het gebruiken van de virtuele werkplek lost ook direct het probleem van veilige mobiele toegang tot bedrijfsinformatie op. Alle documenten staan in de cloud opgeslagen en worden door de cloud aanbieder keurig beveiligd én geback-upt. Wordt een smartphone gestolen of is het apparaat domweg kwijt, dan is er voor de ondernemer geen man overboord: de applicaties én de bedrijfsdata staan namelijk in de cloud in plaats van op het apparaat zelf. Dezelfde cloud aanbieder zorgt er overigens ook voor dat de gebruikte cloud applicaties altijd up to date zijn, waarmee ook dat probleem is verholpen.
De kosten hoeven evenmin een obstakel te zijn. In plaats van zelf te moeten zorgen voor de aanschaf van software en opslagruimte, rekent de ondernemer namelijk voortaan maandelijks per werkplek af. Zo wordt ByoD geen Bring your own Disaster meer.