Cloud telefonie maakt een reisbureau beter telefonisch bereikbaar

Christian van Knippenberg is als manager van een klein reisbureau verantwoordelijk voor alle ICT. Veel werknemers werken parttime en de reisspecialisten gaan vaak op reis om nieuwe reizen te onderzoeken.

“De ene keer hebben we een volle bezetting en de andere keer is er bijna niemand op kantoor. Als klanten dan bellen, moeten ze lang in de wacht staan of ze krijgen niet de juiste persoon te spreken. Bij ons kleine reisbureau is elke boeking welkom. Als we vragen van onze klanten niet direct kunnen beantwoorden, gaan ze naar een ander. Ze willen tegenwoordig eigenlijk direct reisadvies hebben.”

Het kwam vaker dan eens voor dat vragen van klanten niet direct beantwoord konden worden. Bovendien liepen de belkosten hoog op door het telefoonverkeer naar hotels en reisagenten in het buitenland.

Beter reisadvies door cloud ICT en -telefonie

Toen Christian hoorde dat KPN gaat stoppen met ISDN, heeft hij contact opgenomen met Trends. Al snel kreeg hij door dat zijn klantenservice veel beter kon. Bovendien betaalde hij jarenlang te veel aan belkosten. Met cloud telefonie bespaart het reisbureau van Christian namelijk veel geld op telefonie naar het buitenland.

Alle medewerkers zijn nu altijd bereikbaar voor vragen van gasten. Het maakt niet uit of ze nu op kantoor zijn, thuis werken of reizen. De wachttijden zijn niet alleen afgenomen, klanten worden ook nog eens beter geholpen.

“Als we een specifieke vraag krijgen over Maleisië, kunnen we die klant direct doorschakelen naar onze Azië-specialist. Zij is daar momenteel om een nieuwe reis te ontwikkelen. Dat heeft twee voordelen. We kunnen klanten zo niet alleen beter helpen. Hij of zij wordt ook enthousiast gemaakt door iemand die vanuit Maleisië haar ervaringen deelt. Onze gasten reageren daar erg positief op.”

Koppeling met het CRM-systeem

De collega’s van Christian hadden hun klantgegevens en reisoffertes vaak op hun eigen computer staan. Het terugvinden van deze gegevens was vrij lastig als één van die collega’s niet op kantoor werkte. De medewerkers van Trends attendeerden Christian erop dat hij veel slimmer kon werken.

Omdat ze nu ook werken in de cloud, staan alle gegevens centraal opgeslagen in een CRM-systeem. Elke medewerker kan er vanuit iedere plek in de wereld met internet bij. Uiteraard is er direct een koppeling gemaakt tussen het CRM-systeem en cloud bellen.

“Als de klant belt, krijgen we een melding met de naam van de klant en het telefoonnummer. Met één muisklik kunnen we het klantendossier openen. De geboekte reizen verschijnen op het scherm en we kunnen zien welke afspraken er zijn gemaakt met andere collega’s. Dat heeft onze service naar een veel hoger niveau getild. Trends gaat nu zorgen dat we klanten die bijvoorbeeld hebben aangegeven naar Afrika te willen, voortaan automatisch kunnen doorverbinden naar onze Afrika-specialist.”

Het reisbureau van Christian heeft veel belkosten bespaard op buitenlands telefoonverkeer. Daarnaast kan hij zijn klanten veel sneller en beter helpen met hun telefonische vragen. Bent u benieuwd hoe cloud telefonie uw bedrijf kan helpen om uw klantcontact te verbeteren en kosten te besparen? Lees meer over cloud telefonie en neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Meer cases Minder cases
Paralax
Scroll