Drukkerij Damen

Een forse uitbreiding van een onderneming heeft bijna altijd gevolgen voor het telecommunicatie- en automatiseringssysteem. Maar het biedt ook kansen om de zaken opnieuw te bekijken, uit te breiden en te verbeteren. Trends voorzag Drukkerij Damen na hun uitbreiding van een flexibele totaaloplossing!

Drukkerij Damen is een vooruitstrevende drukkerij met opdrachtgevers van klein tot groot en van nationaal tot internationaal.In 2011 was een forse uitbreiding van de bestaande huisvesting noodzakelijk om de klanten nog beter van dienst te kunnen zijn, waarbij rekening werd gehouden met nog meer groei in de nabije toekomst. Daarbij werd vastgesteld dat de bestaande telefooncentrale niet geschikt was om mee te groeien met Drukkerij Damen.

Wensen
Samen met Trends ICT Groep inventariseerde Drukkerij Damen de behoefte voor een toekomstbestendige oplossing. Daarnaast had de klant de volgende wensen

-Uitbreidbaarheid: het systeem moest schaalbaar zijn en gemakkelijk uit te breiden
zonder grote investeringen;
-Integratie: vaste en mobiele telefonie in één omgeving en besparen op de kosten;
-DECT: een combinatie van vaste IP-toestellen, receptiedesk en bijbehorende softwareoplossing;
-Extra nummerblok: voor betere bereikbaarheid en meer directe doorkiesnummers.

Drukkerij Damen gaf ook de uitdrukkelijke wens te kennen dat zou worden samengewerkt met huisinstallateur Strago, waarbij rekening moest worden gehouden met de geschiktheid van het netwerk en de interne glasvezelverbindingen voor VoIP.

Turnkey-oplossing
Op basis van deze uitgebreide verkenningen, leverde Trends een turnkey-oplossing op basis van Siemens OpenScape Office. Dit is een toekomstbestendig IP-telefonieplatform, compleet met allerlei mogelijkheden voor Unified Communications. Zo kunnen alle medewerkers gebruik maken van de standaard Microsoft Outlook-omgeving voor het beheren van in- en uitgaande gesprekken, voicemails, doorschakelingen en beschikbaarheidstatus van collega’s. Bovendien is veel van deze functionaliteit ook beschikbaar op de smartphone.

Daarnaast leverde Trends een IPDECT-omgeving voor intern telefoonverkeer in de drukkerij en op kantoor. Om het beheer zo eenvoudig mogelijk te maken werden hierbij Siemens IP-toestellen ingezet.

Op de receptie staat nu een uitgebreid receptietoestel, inclusief een pc-bedienpost met daarop myAttendant, een speciale softwaremodule van Siemens OpenScape Office voor het aannemen, beheren en routeren van in- en uitgaande gesprekken.

Mobiel geïntegreerd
Trends adviseerde om voor de integratie van vaste en mobiele telefonie te kiezen voor Vodafone OneVoice. Deze oplossing bestaat uit een DSL-verbinding van Vodafone voor de vaste spraakkanalen, plus OneVoice mobiele abonnementen. Daarmee zijn de vaste en mobiele gesprekken te beheren als één omgeving, waardoor de mobiele gebruikers kunnen beschikken over functionaliteit die normaliter voorbehouden is aan vaste gebruikers, zoals gesprekken doorverbinden of teruggeven aan de receptie. Mooi is ook dat er geen kosten voor Drukkerij Damen zijn verbonden aan interne gesprekken. Dat geldt zowel voor vast naar vast, als van vast naar mobiel (en omgekeerd) én van mobiel naar mobiel.

Workshops
Bij een zo uitgebreide oplossing is het nauwelijks mogelijk om van alle functionaliteit in een keer gebruik te maken. Ook al omdat dit in veel gevallen betekent dat communicatie- en bedrijfsprocessen erop moeten worden aangepast. Denk daarbij aan zaken als de beschikbaarheidsstatus van medewerkers en het optimaliseren van bereikbaarheid, door een uitgekiende routering van inkomende gesprekken bij afwezigheid. Al deze functionaliteit kan naar wens worden ingeschakeld en Trends ondersteunt al deze overgangen door het geven van workshops aan beheerders en gebruikers, om te zorgen dat Drukkerij Damen optimaal gebruik kan maken van het systeem en de functionaliteiten kan inpassen in de bedrijfsprocessen.

“Het is prettig om een system integrator te hebben die verantwoordelijk is voor de totale oplossing”, zegt Piet-Hein van Riel, Hoofd Administratie van Drukkerij Damen. “Met Trends hebben we ook nog maar één aanspreekpunt voor vaste en mobiele telefonie, en de bijbehorende verbindingen.” Vooral de kostenbesparingen op de gesprekken voor vast en mobiel worden door Drukkerij Damen erg gewaardeerd.

Meer informatie over drukkerij Damen: drukkerij-damen.nl