Minder kilometers per werknemer, minder verloren uren in de file en grotere productiviteit. Het zijn zomaar drie van de vele voordelen die Flexibel Werken elke organisatie kan opleveren. Ook Hoogendoorn, een bedrijf dat zich richt op hoogwaardige automatisering voor Tuinbouw, Marine & Offshore en cloud ICT voor het MKB, wilde graag profiteren van de voordelen van werken op afstand. Met behulp van Trends Telematics werd een omgeving opgezet waarin Flexibel Werken naadloos werd geïntegreerd in de bestaande bedrijfsvoering.
Hoogendoorn klopte bij Trends Telematics aan om samen te bekijken hoe een telecomoplossing voor Flexibel Werken het beste kon worden geïmplementeerd. Tegelijk was het communicatiesysteem verouderd. De telefooncentrale deed al 12 jaar dienst en voldeed niet meer aan de eisen en wensen van de organisatie. Ook waren er geen onderdelen meer verkrijgbaar voor de Matra 6540. Een nieuwe opzet was dus meer dan welkom, maar welke paste het beste bij de organisatie?
Flexibel Werken
Flexibel Werken wordt steeds populairder. Steeds vaker werken mensen niet, of niet de hele tijd, op een vaste locatie. Ze kunnen onderweg zijn, bij een klant of eventueel deels thuis werken. Dat stelt de nodige eisen aan de samenwerking met collega’s, klanten en andere relaties. Een van de belangrijkste kwesties is dan de juiste routering van inkomende gesprekken.
Wanneer mensen op een andere locatie werken dan waar de telefoon wordt opgenomen, is het voor de receptie altijd lastig om te beoordelen of een gesprek kan worden doorverbonden en zo ja, waarheen. Dit speelde bij Hoogendoorn, dat bereikbaarheid en klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan, ook. Het bedrijf wilde na de migratie de mogelijkheid bieden om overal beschikbaar te zijn. Dit bespaart tijd en onnodige kosten.
Beschikbaarheid
Trends adviseerde Siemens OpenScape Office UC. Deze Unified Communications suite maakt het mogelijk om te allen tijde te zien of iemand ‘beschikbaar’ is (in plaats van het veel algemenere ‘bereikbaar’). Op afstand is immers moeilijk te beoordelen of een gesprek kan worden doorgezet. Met OpenScape Office zien collega’s en receptiemedewerkers op elk moment de status van de thuiswerkende/mobiele collega. Natuurlijk werkt deze beschikbaarheidsstatus net zo gemakkelijk op kantoor, wat een voordeel is bij middelgrote en grote organisaties. Daar is het door de grootte van de onderneming ook niet altijd duidelijk waar iemand zich bevindt, en of hij aanspreekbaar is. Omgekeerd kunnen de medewerkers van Hoogendoorn ook de beschikbaarheid van collega’s op kantoor zien.
Geavanceerd
Trends leverde en installeerde een Siemens telefooncentrale met OpenScape Office UC, inclusief Contact Centre voor de helpdesk. Dit is een geavanceerde module voor klantcontact, met diverse instelmogelijkheden voor het routeren van klantgesprekken naar de juiste medewerker, waarbij ook het verloop van de gesprekken kan worden bijgehouden en bij een nieuw contact met de klant opgeroepen. Ook genereert het systeem rapporten.
Uitbellen
De mobiele gebruikers zijn uitgerust met een smartphone en de IMX app. Deze app zorgt ervoor dat de gebruiker onder meer de beschikbaarheid ziet van collega’s, de eigen status kan aanpassen, zijn call journal kan raadplegen, het klantenbestand kan benaderen en kan uitbellen met het vaste zakelijke nummer. Dit laatste is een uitkomst wanneer engineers van Hoogendoorn vanaf hun mobiel naar klanten bellen. Voorheen zag een klant het nummer van de engineer en bleef dit vervolgens gebruiken. Nu wordt het nummer van de servicedesk meegezonden.
Geen omkijken
“Het is een systeem waarnaar we bijna geen omkijken meer hebben,” zegt Martin van Gogh, directeur van Hoogendoorn. “Alles wordt automatisch door de OpenScape server afgehandeld.” Van Gogh is ook zeer te spreken over de dienstverlening door Trends. “Veel aandacht voor onze behoeften, snelle uitwerking van de plannen en perfecte uitvoering. Alle lof.”
Meer informatie over het Hoogendoorn: hoogendoorn.eu
De uitdaging OBIN is al meer dan 15 jaar specialist op het gebied van bewindvoering en curatele en biedt financiële hulp voor particulieren, zzp’ers en kleine ondernemingen. Zeker in deze tijd, waarin de coronacrisis veel impact heeft op de economie.... Lees meer
De uitdaging Quiris is in mei samen gegaan met een nieuwe organisatie, AAD advies. Op dat moment waren er twee IT-systemen aanwezig, waarbij de wens was om deze te integreren. Cecile Wijdeveld is Managing Partner bij Quiris en was nauw... Lees meer
Mede door de bekende succesvolle tv-slogan: “het SOLMAR je vakantie zijn” is Solmar de afgelopen 5 jaar met een Zoover Award verkozen tot ‘Beste Aanbieder Zonvakanties’. Afgelopen jaar is Solmar ook verkozen tot ‘Populairste Aanbieder Zonvakanties’. Goede service en kwaliteit... Lees meer
Royal Dahlman en Trends ICT Groep gingen niet over één nacht ijs bij het zoeken naar de juiste telefonieoplossing. Na een uitgebreide analyse van de huidige en toekomstige communicatiebehoeften van Royal Dahlman is uiteindelijk gekozen voor de Unify OpenScape Business... Lees meer
“De koppeling tussen vaste en mobiele telefonie is nu veel beter en makkelijker geregeld. Bovendien besparen we honderden euro’s per maand” De uitdaging Voor een logistiek bedrijf is bereikbaarheid belangrijk. “We willen natuurlijk optimaal bereikbaar zijn voor klanten”, legt Sjany... Lees meer
Basisschool St. Antonius Abt in Eindhoven van pilot naar dagelijks gebruik Communicatie is vanzelfsprekend in het onderwijs. Van leraar naar leerling, en omgekeerd, en van school naar ouders. Telecommunicatie is een belangrijk middel voor de school om contact te houden... Lees meer
Voor een groot en bekend merk als Porsche is het belangrijk hoe het overkomt bij de klant. Porsche Centrum Rotterdam wilde dat zijn verschillende vestigingen voor de klant die telefonisch contact opneemt, als één bedrijf overkomen. Niet alleen klantgerichtheid speelde... Lees meer
Dat IP-telefonie ook voor onderwijsinstellingen een bijzonder aantrekkelijk alternatief is, bewijst de keuze van de Haagse Colleges in Den Haag voor Voice over IP (VoIP), ofwel telefonie over het datanetwerk. De Haagse Colleges bestaat uit zes ondernemende, zelfstandige scholen. De... Lees meer
Baas BV is een landelijk opererende aannemer voor grote infrastructurele projecten op het gebied van gas, water, elektriciteit, data en warmte- en koudesystemen. Voor de verschillende vestigingen verspreid over Nederland wilde Baas een voice respons menu voor inkomend telefoonverkeer. Dat... Lees meer
Het geldt in meer of mindere mate voor elk bedrijf en elke organisatie: je wilt je het liefst bezighouden met dat waar je goed in bent en vooral geen omkijken hebben naar de dingen die je daarvoor nodig hebt. De... Lees meer
Een forse uitbreiding van een onderneming heeft bijna altijd gevolgen voor het telecommunicatie- en automatiseringssysteem. Maar het biedt ook kansen om de zaken opnieuw te bekijken, uit te breiden en te verbeteren. Trends voorzag Drukkerij Damen na hun uitbreiding van... Lees meer
Een goed werkend communicatiesysteem is het kloppend hart van de klantenservice. Daarom is het zo belangrijk om een bedrijf met kennis en deskundigheid in te schakelen voor het inrichten van de telefonische helpdesk. FP-Ruys, leverancier van postverwerkende systemen, was zo... Lees meer
Hoffmann is een leverancier van kantoorartikelen, die zijn klanten op afstand bedient. Bestellingen komen telefonisch of per e-mail binnen. Trends verzorgde het systeem dat de afhandeling van bestellingen door de medewerkers mogelijk maakt. Trends installeerde voor Hoffmann een OpenScape Private... Lees meer
Het vervoer van bijzondere, zware ladingen over zee is een zeer gespecialiseerde business. Jumbo Shipping and Offshore in Schiedam is al decennialang een belangrijke speler in die markt. Het bedrijf is marktleider in zware en bijzondere transporten met een vloot... Lees meer
Mastermate is een landelijke keten van professionele, technische groothandels voor de bouw en bouwgerelateerde bedrijven. Het is een franchiseformule waarbij regionale familiebedrijven zijn aangesloten, waarvan sommige al tientallen jaren bestaan. Kwaliteit en persoonlijk vakmanschap staan in alle activiteiten van Mastermate... Lees meer
Voor OOM Verzekeringen in Rijswijk behoort klantcontact tot de hoogste prioriteit. De verzekeraar is gespecialiseerd in buitenlandverzekeringen voor (tijdelijke) buitenlandse werknemers in Nederland en voor Nederlanders die voor langere of kortere tijd in het buitenland wonen of werken. Ingewikkelde materie,... Lees meer
Patientline is marktleider op het gebied van infotainment voor patiënten in zorginstellingen. Naast televisie en telefonie gaat het daarbij om internet en specifieke zorginformatie. Dit geheel aan complexe verbindingen is gekoppeld aan een administratie- en facturatiesysteem. Trends ontwikkelde in samenwerking... Lees meer
Na de verhuizing van Rotterdam Marketing naar een nieuwe locatie, was er behoefte aan een nieuw communicatiesysteem op basis van Unified Communications. De beschikbaarheidsinformatie en de mogelijkheid om thuis te kunnen werken waren daarbij belangrijke functionaliteitseisen. Trends adviseerde hiervoor OpenScape... Lees meer
Belplafond op uitgaand verkeer: geen onverwachte hoge kosten RSA Nederland is onderdeel van een toonaangevend verzekeringsconcern, gespecialiseerd in risicovolle grootschalige projecten en industriële objecten. Betrouwbaarheid en veiligheid staan daarbij in een hoog vaandel. Groot was dan ook de schrik toen... Lees meer
Kennis van zaken is onbetaalbaar. Dat ondervond ook IT Manager Marcel Hogervorst van Stokvis Group, een bedrijf dat is gespecialiseerd in aandrijftechniek, besturingen, machinebouw en onderhoud. Toen de IT-beheerder het bedrijf verliet, was in één klap alle kennis omtrent het... Lees meer